L’externalisation de l’impression consiste pour une entreprise à confier la gestion de ses impressions professionnelles à un prestataire spécialisé. Ce choix peut concerner l’impression de documents administratifs, de supports commerciaux, de rapports financiers ou encore de brochures. Dans de nombreuses organisations, les dépenses liées à l’impression représentent un poste de coût important et souvent mal maîtrisé. L’externalisation permet alors de réduire les charges, d’améliorer la qualité des impressions et de gagner en flexibilité. Elle s’inscrit dans une logique de gestion optimisée des ressources matérielles et humaines.
Plan de l'article
Pourquoi les impressions représentent un coût important ?
Dans une entreprise, les coûts liés à l’impression ne se limitent pas à l’achat du papier et de l’encre. Ils englobent également la maintenance des imprimantes, l’achat de consommables, le temps passé par les employés à gérer les problèmes techniques et le stockage des documents imprimés.
Ces frais sont souvent sous-estimés. Une étude menée auprès de structures de tailles différentes montre que le poste impression peut représenter entre 1 % et 3 % du chiffre d’affaires annuel.
À titre d’exemple, une société de services employant 200 personnes peut dépenser plusieurs dizaines de milliers d’euros par an en impressions diverses. Ces coûts sont d’autant plus difficiles à contrôler qu’ils sont dispersés entre plusieurs centres de dépenses : informatique, administratif, communication, etc. L’externalisation permet de regrouper et de rationaliser ces frais.
En quoi consiste l’externalisation de l’impression ?
Externaliser l’impression signifie déléguer à un tiers la production et parfois la gestion complète des documents imprimés. Le prestataire prend en charge l’ensemble du processus, de la réception des fichiers numériques à la livraison des supports imprimés. Selon le contrat, cette externalisation peut être partielle (impressions ponctuelles de supports de communication, par exemple) ou totale (gestion de tous les besoins d’impression d’une entreprise).
Les services proposés incluent généralement :
- La mise à disposition d’un parc d’imprimantes géré par le prestataire.
- L’impression externalisée de supports en volume (rapports, catalogues, brochures, affiches).
- La maintenance et le remplacement du matériel en cas de panne.
- La fourniture des consommables (papier, cartouches, toners).
- Le suivi et l’analyse des volumes d’impression par département ou par utilisateur.
Cette organisation apporte une meilleure visibilité sur les dépenses et permet d’optimiser les volumes d’impression en supprimant les doublons ou les impressions inutiles.
Quels sont les avantages économiques ?
L’externalisation de l’impression offre plusieurs sources d’économies. Tout d’abord, le prestataire achète le matériel et les consommables en grande quantité, ce qui réduit les coûts unitaires. Ensuite, les contrats d’externalisation incluent la maintenance et l’assistance technique, ce qui évite à l’entreprise d’investir dans son propre service de support informatique dédié aux imprimantes.
De plus, une gestion centralisée permet de limiter les gaspillages : impressions en recto-verso par défaut, suivi des volumes par utilisateur, mise en place d’autorisations d’impression selon les services. Les collaborateurs deviennent plus attentifs à leur consommation de papier lorsqu’un suivi régulier est réalisé.
Enfin, les coûts sont maîtrisés grâce à un tarif contractuel prévisible. L’entreprise peut ainsi budgétiser ses dépenses d’impression avec précision, sans craindre de mauvaises surprises liées à des réparations ou à des achats imprévus.
| Type de dépense | Avant externalisation | Après externalisation |
|---|---|---|
| Matériel | Investissement élevé | Inclus dans le contrat |
| Consommables | Achats multiples et dispersés | Achat groupé par le prestataire |
| Maintenance | Coûts imprévisibles | Inclus dans la prestation |
Exemples concrets d’économies réalisées
Plusieurs cas illustrent les économies possibles :
- Une PME du secteur juridique ayant externalisé ses impressions de dossiers clients a réduit ses dépenses de 25 % en un an, grâce à une rationalisation des volumes.
- Une société de conseil en ingénierie a remplacé ses dix imprimantes individuelles par deux machines gérées par un prestataire. Résultat : baisse de 40 % des coûts de maintenance et amélioration de la productivité.
- Un établissement scolaire a confié ses impressions pédagogiques à un prestataire externe, avec un gain estimé à 30 000 € par an, en incluant la réduction du gaspillage papier.
Ces exemples montrent que l’externalisation n’est pas seulement une optimisation technique, mais une stratégie budgétaire qui libère des ressources pour d’autres investissements.
Quels autres bénéfices au-delà des économies ?
Outre la réduction des coûts, externaliser l’impression apporte d’autres avantages. La qualité des documents imprimés est généralement supérieure grâce à des équipements professionnels performants. Le gain de temps est également significatif : les équipes ne perdent plus de temps à gérer des pannes ou à commander du papier.
L’externalisation peut aussi s’inscrire dans une démarche de responsabilité environnementale. Les prestataires proposent souvent des solutions d’impression écoresponsables : papiers recyclés, encres à faible impact, systèmes de suivi des impressions pour limiter le gaspillage. De plus, la centralisation des impressions réduit le nombre d’appareils énergivores en circulation dans l’entreprise.
Comment choisir un prestataire ?
Le choix du prestataire est une étape déterminante. Plusieurs critères doivent être examinés :
- La clarté du contrat et la transparence des coûts.
- La réactivité du service de maintenance.
- La capacité à proposer des solutions adaptées à la taille et au secteur de l’entreprise.
- Les engagements en matière de développement durable.
- La possibilité de suivre les impressions via un tableau de bord détaillé.
Comparer plusieurs devis et analyser les services inclus permet d’éviter des coûts cachés. Un prestataire expérimenté proposera un audit initial des besoins de l’entreprise afin d’adapter son offre.
Quelles limites à l’externalisation ?
Malgré ses avantages, l’externalisation présente certaines contraintes. Le recours à un prestataire implique une dépendance vis-à-vis d’un tiers, ce qui peut poser problème en cas de défaillance du service. De plus, certaines entreprises qui traitent des documents sensibles doivent veiller aux clauses de confidentialité et de sécurité des données. Il est donc essentiel de choisir un prestataire qui garantit un haut niveau de protection et de conformité réglementaire.
Autre limite : le coût initial du contrat peut paraître élevé. Toutefois, il faut raisonner en coût global sur plusieurs années, en intégrant les économies de maintenance, de consommables et de gestion interne.
Perspectives pour les entreprises
L’externalisation de l’impression s’inscrit dans une tendance plus large de délégation des fonctions support (paie, comptabilité, informatique). Elle permet aux organisations de se concentrer sur leur cœur d’activité tout en bénéficiant d’une gestion professionnelle et optimisée de leurs impressions. Les perspectives vont au-delà de l’économie immédiate : certaines entreprises intègrent l’externalisation dans leur stratégie de digitalisation, en associant gestion documentaire numérique et impression externalisée.
À moyen terme, cette approche pourrait réduire encore davantage les volumes d’impression papier, en accompagnant les entreprises vers des usages plus sobres et plus responsables.
